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IT・情シス担当者の業務引継ぎノウハウ vol.2

今回も業務引継ぎについてノウハウをご提供します。

前回は、業務引継ぎの心構えについてお伝えしましたが今回はその一つの考え方の変化についてお伝えします。

 

考え方を変える

業務引継ぎは過去の業務を実施するだけではなく、未来から逆算して引継ぐという話をしました。未来のあるべき姿やありたい姿を検討してそれを目的にするのです。

未来のあるべき姿やありたい姿は、1年~2年後で主語を会社としてに置き換えると明確になりやすいです。

一度分かりやすくするため、登場人物は引継ぐ人、引き継がれる人、そして理想像の未来を見据えて未来から現在に矢印を引き図示します。

通常の引継ぎでは、引継ぐ人が過去の仕事のみ振り返り引き継がれれう人に伝えますが、そうではなく未来を想像し未来から逆算して引継ぐのです。

これが考え方を変化させるということです。

つまり、引継ぐというのは過去の業務整理だけではなく未来を作る創造的な仕事なのです。

この状態で何が大切されるかというと、引継ぐ人の得意領域および不得意領域と、引き継がれる人の得意不得意領域は異なるので違いを理解し保管するということです。

分かりやすい資料を作る、コミュニケーション能力を活かして調整する、といった能力を一方的に他の人に押し付けるのではなく、経歴が違う人として補完することが大切なのです。

 

1,2年後の未来をどの様に描くのか?

こんな言葉があります。

担当者は今日明日の仕事までが見え、リーダーは1ヶ月2ヶ月先の仕事が見え、部長クラスは1年、2年先の未来を見て、経営者は5年後10年後を見据えている 、と

少なくとも担当者のみから未来を見据えるのではなく、上長や更に先に上長からも未来をヒアリングするといいでしょう。

しかしながら業務引継ぎの切り口で10年先の会社の姿まで見てしまうと焦点がぼやけてしまいますので、あくまで1,2年後にフォーカスをあててみましょう。

ヒアリングの内容は例えばこちらです。

1 引継ぎをする人の業務の1、2年後をどう考えていた(る)のか?

2 引継ぎをする人の部署の1、2年後をどう考えているのか?

3 会社を通して部署の発展をどうかんがえているのか?

これらを上長にヒアリングし箇条書きにし、共通する点をしっかり押さえましょう。それが未来予想図の材料となります。

 

今回は、3つの変化の一つ「考え方の変化」についてまとめました。次回は、2つめの仕事の変化についてまとめていきます。

 

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