Loading

仕事の引継ぎテクニック【引継ぎノート作成のススメ】

仕事の引継ぎはどんな職種においてもとても大変なことです。
異動や退職をする人はなるべく早く後任者に仕事を引き継いでもらわなければタイムリミットが来てしまい異動、退職後も労力、時間を使わなくてはいけなくなる可能性もあります。

そんな事にならないために引継ぎノートの作成をおすすめします。
引継ぎノートを作成しておくことにより、後任者に引き継がなくてはならないことを短時間で効率的に説明することができ、異動、退職後もノートの活用によって後任者が困ることが少なくなると考えられます。

今回は引継ぎノートのまとめ方についてご紹介いたします。

仕事の種類を分類する

①自分が担当の全ての仕事を書き出します。

②書き出した仕事の種類を分類していきます。
分類していく際に、優先順位などを記しましょう。

③1つ1つの仕事の内容ややり方の他に関係者の連絡先、参考資料などを添えておきましょう。

この方法は一番まとめやすいやり方です。

仕事の頻度でまとめる

①自分の担当の全ての仕事を書き出します。

②頻度ごとにまとめていきます。
毎日行う業務、週に1~2行う業務、月に1回行う業務など行う頻度ごとにまとめます。

③1つ1つの仕事の内容ややり方の他に関係者の連絡先、参考資料などを添えておきましょう。

頻度でまとめることで後任者が何から覚えたら良いのかなど優先順位が分かりやすくなります。

難易度でまとめる

①自分の担当の全ての仕事を書き出します。

②難易度が髙い順に並べ替える。

③1つ1つの仕事の内容ややり方の他に関係者の連絡先、参考資料などを添えておきましょう。

この方法は引継ぎの時間があまりない時に有効です。
頻度が高くても覚えやすい仕事から説明していくと、最後に頻度は低いが説明に時間を費やす重要な仕事をレクチャーする時間がなくなってしまう危険があります。
難易度が高く重要な業務からレクチャーしていけるように作成して行きましょう。

まとめ

引継ぎノートのまとめ方を3つご紹介いたしました。
ノートの作成は手間がかかりますが、整理しておくことで効率的な引継ぎを行う事ができます。
職種や仕事の量によってはご紹介したノート作成方法では難しい事もありますが、是非参考にして効率の良い引継ぎノートを作成してみてください。

 

当社では週2日から情報システム部門を提供しております

関連記事

  1. IT・情シス担当者の業務引継ぎノウハウ vol.2
  2. 【転職・異動前にやるべきこと】1ヶ月前から始める引継マニュアル資…
  3. 【これをやらなければ絶対失敗する!?】引き継ぎ時の担当業務の洗い…
  4. IT・情シス担当者の業務引継ぎノウハウ vol.1

IT業務を引き継ぎます

いいね!を押して最新情報をGET!!

最近の記事

PAGE TOP