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IT・情シス担当者の業務引継ぎノウハウ vol.3

前回は、考え方の変化についてお伝えしました。 →  Link__  

今回は仕事の変化についてお伝え致します。

仕事のレベルを引き上げる

仕事の中身を変えることは、権限がある人が強引に推し進めることで一時的にはできますが、仕事そのものの成長はできません。
本質的な仕事の変化の多くは、会社そのものや組織そのものが新たに生まれて始めて発生するケールが多く、
例えば、グループ会社などの分社化や新規事業部の設立などで発生します。

逆に言えば、歴史の長い日本企業の多くは組織変化が少なく仕事そのものの成長は機会として少ないのです。
だからこそ、業務引き継ぎの機会はとても貴重でこの時期に仕事のレベルを上げることも可能となるのです。

前任者の約束を引き継ぐ

引き継ぎの機会で仕事のレベルを上げるために忘れてはならないのが、前任者の約束です。
仕事を続けてきた方にしかわからない、そのものの背景やお客様との約束がなぜ大切かというと、
この約束は個人の自由にはならない会社の持ち物だからです。

引き継ぎが完了したらその仕事は後任者に移行しますが、たとえ人が変わっても企業間の約束は継続されますので、当時結んだ契約書や口約束を把握する必要があるのです。
そのため、引き継ぎをする際は、過去の経緯とともに記憶に残る無形の約束事にも注目してください。

無形の約束事を確認するには、前任者の記憶をストーリーとして聞き出していきましょう。記憶の中の約束事の解釈は人それぞれですし、A=Bのような簡単な方程式で表せるものでも無いからです。
そして、約束事の解約は相手にもいあるので可能な限り当事者の話を引き出してきましょう。

約束事の図式

約束事のをまとめるために以下のような図式をするのはいかがでしょうか。

約束事関係者スケジュール
例) 成果物を提出する際は、週次のミーティングの前に提出する。質問はミーティング内で実施する。

自社)
山田部長、担当の田中さん

○○コーポレーション)
石塚事業部長、斉藤さん
Aプロジェクト完了するまで(2020年末)

例) 契約書の内容には記載されていないが、特定の障害はお互いに目をつぶる。アラートの共有は当事者のみに集約する。

自社)
中山係長、担当の鈴木さん

○○工業)
工場長の飯塚さん
Bシステムリプレースまで(2021年半ば)
    

約束の解釈をアップデートする

約束事には、企業として良いシナジーがあるものと悪影響があるものまで様々あると思われます。
業務引き継ぎの際には、相手方とミーティングや挨拶でコミュニケーションを取ることも出ますので、機会をみて約束の解釈をより良い状態に持っていきましょう。

例えば上記図の例2のように、何かしらの理由で曖昧を良しとしている風潮があるとしましょう。約束を全うするこでメリットはあるのかもしれませせんが、悪影響を与えてしまう当事者も存在する可能性が高いです。後任者の気づきとして、前任者が検討できていなかった要素まで踏み込むことが大切なのです。

相手の気づかない領域、自分の気づかない領域、両者気づかない領域を埋めていくことで、両者の気づきの領域を広げていく(ジョハリの窓の領域を広げる)ことが大切です。

今回は、3つの変化の一つ「仕事の変化」についてまとめました。次回は、最後の変化「組織の変化」についてまとめていきます。

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