添付ファイルはとても便利で頻繁に使用していると思いますが、トラブルも多数起きています。受信メールで添付されてくるファイルには危険が潜んでいる可能性も多く被害が多数報告されています。
今回は、添付ファイルの利用時に気を付けなくてはいけない点やセキュリティ対策についてご説明いたします。
添付ファイルに起こるトラブル
大容量のファイルをメールに添付することで、相手側のメール機能をダウンさせるトラブルが起きることがあります。これは、ネットワーク負荷が高くなる等の理由によりメールサーバーに容量制限がかかっていることがある為です。容量制限がかかっているため、一定量に到達するとメールの閲覧ができなくなり大変困った事態になるようです。
朝礼で店長から「もうすぐメールフォルダがいっぱいになりそうなので、不要なメールは削除してください。」と話があることもしばしばだとか。
部署や店舗で１つのアドレスを共有して使用する環境の場合、他のメンバー宛に大容量ファイルが送られてきていて一定量に達してしまっていると勝手に削除するわけにもいかず手も足も出なくなってしまうということのようです。特に写真や画像の付いたファイルは大きくなりやすい傾向が高いので注意が必要だと思います。
自分が送ったメールが見てもらえないばかりか、他の人宛や他からのメールも見れず必要な情報が相手に届かない大きなトラブルに発展する可能性があります。容量が大きなファイルを添付してメールする際には、予め先方に確認する気遣いを心がけたいものです。
添付ファイルを受信した際に注意すること
誤ってウイルスに感染したファイルを開いてしまったら大変なことになります。
防ぐためにまずは添付ファイルをひらく前に基本的な４つの確認点をしっかりチェックしましょう。
- 相手は知っている人でしょうか？
- 毎度受信してるアドレスでしょうか？
- 件名に違和感はありませんか？
- ファイルの添付は不自然ではないでしょうか？
当たり前に感じることかもしれませんが、緊急時や集中力不足だと意外に見落としがちです。
実際に、とある企業での話では「●●部に、こんなメールが届いてウイルスを感知した」とシステム管理部から警告が入ることがあったと聞きます。内容を見ると、取引先を偽って作成されたメールで一見仕事関連のメールに間違いなさそうなものもあるようです。上記で言えば、1・3はクリアしてるけど、2・4はダメなパターンです。
常に４点全てをクリアしているか確認しないとウッカリ騙されてしまうほど巧妙なものもあるので注意が必要です。
メールを送信する際にするセキュリティ対策
重要な情報の入った添付ファイルを悪意のある人の攻撃から守る為、また誤送信の際のトラブル回避にも添付ファイルにパスワードは必ず設定しましょう。
特に今の時代、個人情報を含むものには最大の注意を払いたいところです。また、パスワードを付ければ万全ではなく、パスワードの伝え方も実は重要です。
パスワードは、電話や郵便等、ネットを介さない方法で伝えるのがベストです。
ファイルを添付したメールの本文に「パスワードは●●●●です。」と記載してメールするというスタイルは現在も目にするかもいれません。しかしこちらは、やってはいけないパターンです。大事なファイルにパスワードをかけていても重要な鍵も一緒に送っているのと同じです。
そうはいっても急いでいたり相手と連絡がつかないからメールでということもあるでしょう。そんな時は、他の人にはわかりにくい共有の情報で取り急ぎパスワードを設定するのも１つの手です。
たとえば、「パスワードは数字４桁、先日お会いした日付です。」と本文中に記載して送るといった具合です。本当は、もっと複雑なパスワードが望ましいので、あくまでも緊急避難処置です。
次回送信するまでに改めて先方と話し合いましょう。
まとめ
万が一、トラブルに巻き込まれた際にも頼りになる相談先はありますか？何かあった時にはココに相談すれば一緒に対応をしてくれる。そんなプロと繋がりを持っていれば安心です。
メールでやりとりする情報は緊急性の高いものも多く、被害に合った際には対応を急ぐ状況が想定されます。被害にあってから、対応先を探すのでは時間がかかって仕方ありません。
また特に加害者になってしまった場合に「何もわからない、何もできない」では、会社であれ個人であっても信用を失ってしまうでしょう。
被害にあう前の段階こそ、自分自身に合う最適なサポート機関をじっくり探すチャンスの時です。
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