退職や異動の際に後任の方や残された人たちが困らないように引き継ぎをしっかり行うことが大切です。
引き継ぎをしっかり行うことで後任者も安心ですし、前任者も次のステージに心おきなく行くことが出来ます。
引き継ぎを失敗しないためにも引き継ぎマニュアル資料を作成しましょう。
今回は、引き継ぎマニュアルの作成ポイント を分かりやすくまとめてみましたので参考にして完璧な引き継ぎを目指していきましょう。
引き継ぎ資料マニュアルを作るタイミングは？
マニュアルを作成することはある程度な時間を費やします。
ギリギリに慌てて作り始めても抜けや漏れが生じてしまう可能性があります。
退職や異動日が決定したその日から作成を開始し、日々行っている業務を逐一内容を含め記入していく ことをおすすめします。
退職直前に頭の中でまとめただけだと万全なマニュアルは完成しません。
業務はその都度書き出し中途半端な内容で終わらないように自分が会社を去ることが決定した日からマニュアル作成を始めましょう。
引き継ぎに失敗しないための３つのマニュアル
全体を把握出来る様な時系列マニュアル
まず、いつどんな業務を行っているのか全体を把握できるような資料を作成しましょう。
いつ頃どのくらいの期間で行うものなのか？
年間スケジュール、月間スケジュール、週間スケジュール（必要であれば）で分けて作成しましょう。
業務を箇条書きで書き出しやる事や内容を簡潔にわかりやすい言葉で表示しておくと分かりやすいと思います。
エクセル表を使って作成していきましょう。
内容補足や締め切りの情報も補足しておくといいですね。
『担当の業務の洗い出し』に関してはこちらの記事で注意点など詳しくご紹介しているので、合わせてお読みくださいませ。
【知らないと絶対失敗する！？】引き継ぎ時の担当業務の洗い出し《4つのステップ》
誰が見ても同じ業務が出来るようなわかりやすいマニュアル
後任者や他の職員がみても同じように仕事が出来るように作成してください。
- 業務の目的を明確に記入（目的や意図など）
- 作業手順を記載
始めて行う人の事を考え分かりやすくフローチャートなどを活用するのもいいと思います。
ポイントは専門用語などはなるべく使用せずに誰でも分かる内容に仕上げることです。
①作業期間の記載
作業はいつ頃から行うのか、締切の有無などを記載しておきましょう。
とても大事な情報なので出来るだけ詳細に記載します。
②関係者や関係部署、相談先の記載
その業務に携わる関係者やリーダー、相談先を連絡先なども含めて書いてきましょう。
③問題が発生した時の対処法
今まで業務を行っていたときに起こってしまったトラブルや対処法なども記載しておきましょう。
後任者が同じトラブルを起こさないようにまた起こしてしまった時に困らないように詳しく書いておきましょう。
そのほかにも引き継ぎをする上でのテクニックをこちらの記事でご紹介しているので、ぜひご覧くださいませ。
『整理できてますか？』仕事の引継ぎテクニック【引継ぎノート作成のススメ】
データ保管場所一覧表の作成
異動や退職後に良く起こるのが資料やデータの保管場所が分からなくなるという事です。
あのデータどこに保存してある？あの資料はどこ？など後から連絡を受けることにもなりかねませんし、後任者も探すのに無駄な時間を費やしてしまいます。
そのようなことにならない為にもデータ保管場所一覧表を作成しましょう。
一覧表の項目
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- 資料名
- ジャンル
- データor書類
- 保存先
こちら4項目を記載してしましょう。
データの場合はフォルダを誰が見てもすくに探せるように分けることを忘れずに行いましょう。
実際に後任者と一緒に仕事を行いましょう
後任者がすでに決まっている場合は１、2週間前に実際に一緒に業務を行い引き継ぎを行いましょう。
完璧な引き継ぎマニュアルを作成出来たとしても一緒に仕事をしながらわからない事はないかを確認しておくとより完璧に引き継ぎを行うことが出来、後任者も安心出来ます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は引き継ぎマニュアル資料の作り方についてご紹介させていただきました。
このマニュアル作成は後任者の為でもありますが、自分が会社を去った後に連絡などがきたり面倒なことをさけるためにもしっかり作成しましょう。
退職・異動によりIT・情報システム担当者が不在になる前にぜひ一度ご相談ください。