パソコンのファイル管理は皆さんどうされていますか？
必要な時に即座にそのファイルを出すことが出来ていますか？
大体の方は見つからない、、、そんな経験があるのではないでしょうか。今回はそんなフォルダ管理がかんたんにきちんと整理ができる管理術をご紹介いたします。
ファイルを保存するときは少なくとも２階層以降へ
なんでもかんでも一つのフォルダに入れてしまうと、ファイルが増えるにつれて特定のファイルを探すのは困難に。かといって、ただ横並びにフォルダを増やすだけでは問題は解決しません。
ファイルをわかりやすく整理するためのポイントは、「フォルダの階層分け」にあります。
例えば、クライアントごとにフォルダを整理する場合、
■クライアントＡ ……第1階層
┗案件１ ……第2階層
┗企画書 ……第3階層
┗見積書
┗資料
というように階層を分け、少なくとも第2階層以降にファイルを置くとよいでしょう。
また、階層分けの際に気を付けたいのが、どちらにファイルを保存したらよいか迷うようなフォルダ分け。
■クライアントＡ
┗案件１
┗案件２
┗クライアント提出資料
このように、同じ階層に別ジャンルのフォルダが混在していると、
例えば「案件１の見積書」を保存したい場合に
- 「案件１」なのか？
- 「クライアント提出資料」なのか？
迷ってしまいます。
このような重複が起こらないように、同じ階層のフォルダは並列化するのがベターです。
フォルダををクラウド保管していきたいという方はこちらをご一緒にお読みいただくことをおすすめいたします。
【クラウド保管はもはや常識！】ビジネス向けファイル共有ツールの比較
フォルダ名は長くせず簡潔明瞭に！数字を入れて簡単管理！
簡潔でわかりやすいファイル名をつけることも、大事なポイント。なるべく短く、統一性のあるファイル名にすることで、パッと見て判別しやすくなります。
また、ファイル名の頭に「01_○○」などと番号を振ることで、自分の好きな順番に並べることができます。
よく使うファイルを上の方に表示したり、使用する順番に並べたいときなどに役立ちますよ。
フォルダの名称で「古いファイル」「日付」を簡単に管理！
きちんとファイルを仕分けしても、ファイル数が増えるにつれてごちゃごちゃしてきてしまうかもしれません。そんなときは、使わない古いファイルを分けることによってすっきりさせましょう！
古いデータを入れておくフォルダを作るときにも、工夫したいのがフォルダ名の付け方です。単純に「古いデータ」などとしてしまうと、ほかのフォルダの中に紛れてわかりにくくなってしまいます。
フォルダやファイル名は、通常
記号 ＞ 数字 ＞ アルファベット ＞ ひらがな・カタカナ ＞ 漢字
の順に並べられるため、「★」でも「_」でも、好きな記号をフォルダ名の頭につけることで、最上部に表示することができるのです。
また、フォルダ内にファイルが何十、何百と増えるときには、番号を振るよりも日付を振った方が分かりやすい場合も。これによりきちんと日付順に並ぶので、いつのファイルなのか分かりやすくなります。
「過去データは頭に★マークをつけて日付を振っておく」など、自分なりの管理ルールを設定しておくとよいでしょう。
よく使うフォルダはショートカットを作成しよう
「特定のフォルダをすぐ使えるようにしたい！」
そんなときには、エクスプローラーの左側にある「クイックアクセス」にショートカットを作成することで、すぐにアクセスすることができます
（Windows10の場合。MacのFinderにも同様の機能があります）。
デスクトップに置くとごちゃごちゃして気になるショートカットも、ここなら気になりません。
ティースリー株式会社では、こういった便利な設定や活用方法も含めて、様々なITトラブルにも、最適なサポート方法で、解決に向け迅速に対応いたします。
日頃のお仕事のサポート役として、力を発揮させていただけると自負しております。
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