このブログでは、情報システム部門の方や社内 SE と呼ばれている方、会社の中の IT の担当者の方々に向け、「ITに関するニュース」などを通してお役立ちとなる情報を発信しております。
今回ピックアップさせていただくテーマは、『どうすれば税理士事務所でペーパーレス化ができるのか』です。
早速、ご紹介していきます！
実は税理事務所のほとんどが「IT」を活用できている
税理士事務所さんは基本的に IT が疎いという所よりもどちらかというと IT を使いながら業務をしてる会社の方が多いという印象を見受けられます。
なぜかというと、最近ではクラウド会計ソフトの利用が増加しており、
- 銀行口座の連携
- お客様の会計情報を連携
ができるなど非常に効率的に業務を遂行することができるからです。
しかし一方で税理士事務所さんの中でどうしてもペーパーレス化ができないという問題が生じています。
これに関しては税理士事務所さんの「お客様」に注目すると答えが分かります。
ペーパーレス化ができないのはお客様の影響？
税理士事務所さんのお客様である中小企業の多くがまだまだ IT 化に遅れていると言われています。
何か注文する時も紙のやり取りやファックスのやり取りがいまだに多く利用されています。
特に会計のための領収書や、様々な売り上げのデータなどの請求書を、すべて紙で管理されている会社様がまだまだ多いというのが現状です。
そのような会社の税務をする場合は、そこに保管されている様々な書類や請求書、領収書などをエクスパックなどを使って税理士事務所にまとめて郵送することが多いです。
そして郵送された紙データを事務所の中で、
- ポストから取り出す中を開封する
- その書類の中を眺めながら仕分けをしていく
という行為が行われていくので、どうしてもペーパーレス化が難しい、そしてこの状況を直接的に変えるのは難しいという結論に至ります。
おそらく税理士さんの多くは
- 『freee』や『EMクラウド』などを使ってデータを入力して欲しい
- スマホでも構わないからそういった情報を送って欲しい
- データで送ってほしい
というご要望がきっとあるはずです。
しかしやはりそのようなことが可能ではない会社は、IT に関して不得手な部分や苦手意識で非常に強かったりします。
なのでなかなかそういったものに切り替えていただけないという現状があります。
これが税理士事務所の方でペーパーレス化ができない主な原因の一つとして挙げられるでしょう。
ではどのようにすればお客様（中小企業）でペーパーレス化が出来るのかというと、やはり IT リテラシーそのものを上げていくということが、大事な解決方法の一つとして言えます。
今の業務をITに切り替える
IT リテラシーはある人にとっては非常に難しいかもしれませんが、経営者が IT の勉強しろという意味ではなく、今行われている業務の一部分でもいいから IT に切り替えていく、そういった支援を外部からしてもらうということが大事になってきます。
例えば当社のように社外で情報システム部門を持つようなサービスを提供してる会社、いくつかあります。
そういった専門家の力や知見を借りて社内のどんどんと効率的にITを使えるようにしていく、そのような働きが求められてくるのではないでしょうか。
やはり会社そのものとしてもどうしてもアナログな業務が増え続けて残ってしまいますと、競合他社からもどんどんと遅れを取ってしまい、結果非効率な業務をせざるを得ないという状況に陥ったりします。
経営者がいつまでたってもプレイヤーから離れることができないという課題も残ってくるでしょう。
なのでどういったところでもいいので、 IT の専門家からの知恵を借りるということも大事なことです。
派遣サービスにより低コストでIT化を実現
お金をできるだけかけずに行う方法もあります。
それは行政の方から IT の専門家を派遣するようなサービスといったものです。
そのようなサービスでプロの方から会社の中の業務を観察してもらい、「このようなソフトを導入してみるのはいかがでしょうか」というようなアドバイスを受けることも可能です。
なので毛嫌いをしてしまうような中小企業の方々を対して税理士事務所では、できるだけお客様に IT 化を推進するようなアドバイスをしてあげるということも大事な要素なのではないでしょうか。
本日は「どうすれば税理士事務所でペーパーレス化ができるのか」というテーマでお話をさせていただきました。
最後までお読みいただきありがとうございました。