前回の「IT・情報システム担当者の業務引継ぎノウハウ vol.1」では、業務引継ぎの心構えについてお伝えしましたが今回はその一つの「考え方の変化」についてお伝えします。
まだお読みではない方は上記のリンクをから読みいただき、再度こちらの記事を開いてお読みいただくことをオススメします！
考え方を変える
業務引継ぎは過去の業務を実施するだけではなく、未来から逆算して引継ぐという話をしました。未来のあるべき姿やありたい姿を検討してそれを目的にするのです。
未来のあるべき姿やありたい姿は、１年～２年後で主語を会社としてに置き換えると明確になりやすいです。
一度分かりやすくするため、登場人物は引継ぐ人、引き継がれる人、そして理想像の未来を見据えて未来から現在に矢印を引き図示します。
通常の引継ぎでは、引継ぐ人が過去の仕事のみ振り返り引き継がれれう人に伝えますが、そうではなく未来を想像し未来から逆算して引継ぐのです。
これが考え方を変化させるということです。
つまり、引継ぐというのは過去の業務整理だけではなく未来を作る創造的な仕事なのです。
この状態で何が大切されるかというと、引継ぐ人の得意領域および不得意領域と、引き継がれる人の得意不得意領域は異なるので違いを理解し保管するということです。
分かりやすい資料を作る、コミュニケーション能力を活かして調整する、といった能力を一方的に他の人に押し付けるのではなく、経歴が違う人として補完することが大切なのです。
２年後の未来をどの様に描くのか？
こんな言葉があります。
担当者は今日明日の仕事までが見え、リーダーは１ヶ月２ヶ月先の仕事が見え、部長クラスは１年、２年先の未来を見て、経営者は５年後１０年後を見据えている 、と
少なくとも担当者のみから未来を見据えるのではなく、上長や更に先に上長からも未来をヒアリングするといいでしょう。
しかしながら業務引継ぎの切り口で１０年先の会社の姿まで見てしまうと焦点がぼやけてしまいますので、あくまで１，２年後にフォーカスをあててみましょう。
ヒアリングの内容の例こちら
- 引継ぎをする人の業務の１、２年後をどう考えていた（る）のか？
- 引継ぎをする人の部署の１、２年後をどう考えているのか？
- 会社を通して部署の発展をどうかんがえているのか？
これらを上長にヒアリングし箇条書きにし、共通する点をしっかり押さえましょう。それが未来予想図の材料となります。
今回は、３つの変化の一つ「考え方の変化」についてまとめました。
次回は、２つめの「仕事の変化」についてご紹介します。
IT・情報システム担当者の業務引継ぎノウハウ vol.3