引継ぎの際に大事なポイントは担当業務の洗い出しです。
全ての業務をもれなく洗い出すことで効率的な引継ぎが出来ます。
大雑把に行うと後で苦労することになります。
そこで、今回は担当業務の洗い出しのステップをご紹介いたします。
ステップに沿って効率的で丁寧な引継ぎを目指しましょう。
大きな業務から小さな業務へカテゴリー分けを行う
自分が担当していた業務を全て書き出します。
大きな業務を大カテゴリーとし、それに紐づく業務をそれぞれ洗い出ししていきます。
例）人事の場合
- 大カテゴリー「採用」「研修」「評価」
- 中カテゴリー 求人の掲載 選考 面接 入社準備
- 小カテゴリー 求人掲載の原稿作成 媒体リサーチ 見積もり など
エクセル表などを活用し分かりやすく一覧表を作成しましょう
フロー図などを作成し第3者でもわかりやすくする
一覧表では担当業務を分かりやすく書き出し、フロー図で手順や業務内容などを分かりやすく整理しましょう。
フローの見直し
今までやってきた業務の効率が本当に良かったのか、やり方は間違っていなかったかを見直しをしましょう。
違和感はなかったか、無駄な工程がなかったかなどに気付けるのは今までやってきた前任者です。
『本当にこのまま後任者に引き継いでいいのか』を考えなおす時です。
何か気付くことがあれば、関係者などに相談をし業務フローを見直しましょう。
担当者の見直し
今までは自分が行ってきたが実は『他部署がやった方が効率的なのではないか』などを見直しをする事も重要です。
他にお願いする場合もしっかり話し合いを行い、他部署などの新しい担当者にお願いすることになったらすべての職員に担当が移ることを周知徹底しておきましょう。
まとめ
今回は『引き継ぎ時の担当洗い出しのステップ』について紹介いたしました。
業務内容によってやり方などは色々変わってくると思いますが、引き継ぎ後のことも考え洗い出しを行うようにしましょう。
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