「ひとり情シスの悩み」をまとめてみました【あるある】

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近年 IT 人材の不足が話題となっており、「ひとり情シス」も増加している状態となっております。

「ひとり情シス」としてタスクをこなしている中で、周りに自分の悩みを理解してくれる人が誰もいない、相談できる相手がいない、と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

しかしそのような「ひとり情シス」として悩む方は大勢います。

今回はそんな「ひとり情シス」だからこそ起こりうる「ひとり情シスあるある」についてご紹介したいと思います。

ひとり情シスとは

「ひとり情シス」とは企業における情報システム部門の担当者が数人で、少ない状態のことを言います。

日本では近年IT人材の不足が問題となっており、それに伴い情報システム担当者の人材確保も難しくなっております。

また一人で業務を任せられることが負担となり、退職に至るという例も存在します。

詳しくはこちらをご覧ください。
【放置は退職のもと!】「ひとり情シス」の悩みの解決方法をご紹介します

 

起業したばかりの企業や社員が数人程度の企業であれば、一人で情報システム部門を担当するというのは一般的ではありますが、中には数百人もの社員がいる企業であっても一人で情報システム部門を動かしている担当者の方も存在します。

「ひとり情シス」に関する内容はこちらで詳しくまとめているので、ぜひご覧ください。
【ひとり情シスより深刻化?】1/3の会社でIT担当者が「一人未満」という結果に

ひとり情シスあるある

一人情シスあるある_イメージ

ヘルプデスクの業務への負担が増大し、メイン業務を対応できない

ヘルプデスクとは、顧客からの問い合わせや社内のシステムのトラブルや使い方などへ対応する仕事のことです。

情報システム担当者はIT全般に関しての知識が豊富であるというイメージがあり、「システムで困った情報システム担当者に聞けば解決してくれるだろう」という認識を持たれてしまいがちです。

しかし、情報システム担当者の主な業務は、IT戦略やシステム企画業務であり、兼任という状態でそのようなヘルプデスク業務に多くの時間を割かれると、負担が集中しそうような本来の業務に時間を割くことができないという状態になってしまいます。

さらにトラブル対応の中には検索すればすぐに出てくるような基本的なインターネットリテラシーに関することでさえも聞いてくる人がいたり、一方でITに詳しいというイメージのせいで専門外の業務への対応をお願いされ、正しい対応ができない可能性もあります。

社内システムの老朽化が深刻なのに、経営層の理解が不足により予算確保ができない

社内システムの多くが老朽化してしまっているという事実がある一方で、ITのことをよく知らない、IT嫌いの経営者の場合、新しいシステムを導入することにどのような意味があるのか、それが実際に生産性に繋がらないのに多額の予算を割く必要があるのか、と理解してもらえず新しいシステム導入のための予算を割いてもらえないという状態に陥ることがあります

しかし、老朽化したシステムを使い続けると、システムトラブルの原因になったり、セキュリティに関するリスクも増える可能性があります。

そのような被害が起こらないようにハラハラしながら毎日を過ごすこととなります。

ひとり情シスあるあるへの対処法・対策

一人情シスあるあるへの対処法・対策_イメージ

(2-1)への対処法:「ツールを活用」

ヘルプデスクのアウトソーシングを導入

情報システム担当者とは別にヘルプデスク専門の担当者を雇うことが最も最適です。

しかし、上記に述べたように情報システム担当者の人材確保も難しくIT人材自体が不足しているこの時代、アウトソーシングを検討することが一番現実的であり、業務効率も上げられることでしょう。

またアウトソーシングであれば常に専門家に問い合わせも可能なため、業務時間を気にせず対応を受けることも可能です。

対応方法をオンライン化

全てのお問い合わせを電話やメールで対応していては、非常に効率が悪いです。その中身は同様の内容のお問い合わせが数多くあります。

そこで「社内FAQツール」のようなツール用意することで、一気に効率化することが可能です。

「FAQツール」とはよくある質問をあらかじめピックアップし、わざわざ問い合わせをしなくても自己解決できるようにするためのツールです。

よくある質問への回答をあらかじめ準備し誰でも閲覧可能な状態にするだけでも、問い合わせ数が減り、また引き継ぎの際にもすでにマニュアル化されているため、面倒な手間を省くことができます。

(2-2)への対処法:「経営層へ説得し続ける」

導入の目的を明確にする

しかしいくら「老朽化しているから新しくして欲しい」と言っても、納得してくれない経営者は多くいます。

その場合「なぜ現在のシステムでは問題があるのか」という理由を明確にすべきです。

例えば「システムそのものが低速になる」「セキュリティの危険性が高まる」などが挙げられます。

他にもお客様の意見が寄せられている場合、それを伝えましょう。

導入することで得られることを説明する

このシステムを導入することによりどういった結果が得られるかなど具体的に数値を示して訴えると良いです。

例えば、「現在の30%もの経費を削減できる」「見込み客の数が1.2倍となる」といったように、投資対効果を示しましょう。

まとめ

 

  • ヘルプデスク業務への負担が大きく、情報システム担当者の仕事が疎かになる

    ⬇︎

  • アウトソーシング、FAQツールの活用
  • システムの老朽化が深刻しているのに理解してもらえない

    ⬇︎

  • 具体的な事例を出して上司に説得する

今回は「ひとり情シスあるある」についてご紹介いたしました。

「ひとり情シス」と呼ばれる人が増えている中で、孤独感を感じる人は多くいると思います。この記事を読んで解決策のひとつとなっていれば幸いです。

我々ティースリー株式会社では情報システムに関するサポートも行っております。

ぜひお気軽にお問い合わせください。