Loading

プロが教えるITサポート業務13のポイント


 

1. IT担当の業務とは

⽇本企業のIT担当業務は、中⼩企業と⼤企業によって業務を⾏う体制が異なります。中⼩企業ではIT専⾨の部署は作られず、ほとんどの場合は総務部の中で⾏われます。

しかし、社員が300〜400名いる中⼩企業や⼤企業の場合は、IT業務に特化した情報システム部⾨が作られていることほとんどです。では、情報部⾨ではどのような業務を⾏っているか説明します。情報システム部⾨が⾏っている業務は⼤きく次の4つのカテゴリーに分けることができます。

  1. サポート
  2. 購買
  3. 経営戦略
  4. 開発

 

1-1. サポート

サポート業務は細かく4つの業務からなります。

・IT資産管理
・ヘルプデスク
・メーカーへの問い合わせ
・トラブルシューティング

 

IT資産管理
IT資産管理とは、社員が使っているPCやスマートフォン、モバイルのルーターに加え、 ハードウェア等の管理を指します。更にそのハードウェアの中に⼊っている様々なソフトウェアも対象となります。例えば、Microsoft officeのライセンスや、AdobeのPDFソフト等のライセンス。

他にも、ChatworkやSlack等のクラウドサービスのアカウント管理も含まれます。誰が何を使っていて、今のような状態なのかなどを管理するのがIT資産管理業務です。

 

ヘルプデスク
ヘルプデスクとは、社員の⽅が使っているPCやスマートフォンあるいは、そのソフトなどで不具合や問題が起きた時に対応する業務を指します。

例えば、インターネットの速度が遅くて仕事が進まない、プリンターが詰まっていて印刷ができない場合の対応から、社員の部署異動に伴った⼿続きなども含まれます。社員が問題なくIT資産を使えるようにするための仕事がヘルプデスクといえます。

 

メーカーへの問い合わせ
メーカーへの問い合わせ業務とは、メーカーへ備品の補充や不具合、使い⽅について問い合わせる業務です。例えば、プリンターのトナーが無くなったり、紙がなくなった場合に、富⼠ゼロックス、リコー、シャープ等の窓⼝に問い合わせをして修理をお願いする。

ソフトウェアのアカウントの追加もしくは削除したい時。他にも、今使っているハードやサービスメーカーへの問い合わせを⾏います。

 

トラブルシューティング
トラブルシューティングはヘルプデスクの業務と似ていますが、こちらはもう少し複雑な問題への対応をさしています。

例えば、クラウドのソフトが使えないという問合せがあった場合、問題の原因は複数考えることができます。インターネットにつながっていないことが原因のソフトが使えない。
あるいは、ネットにはつながっているけどクラウド側で障害がおきている。もしくは、PCに何か問題がある場合もあります。

問題と原因の切り分けをして、原因がわかったらそれ他に対する解決をしていくことをトラブルシューティング対応と呼びます。

 

1-2.購買

購買業務は、機器の選定購⼊、ソフトの購⼊、ライセンス期限の更新などが主な業務です。

単純に決められたものを購⼊するのではなく、いまの会社の運⽤状況や今後の⽅針に沿ったハードやソフトを選定しなければいけません。
そのために、現場でのヒアリングや経営層に向けて予算を決めてもらったり、導⼊までのスケジュール調整も仕事も含まれてきます。

業務を⾏う上で難しいのは、甲⼄つけがたい商品が複数ある場合です。どの商品が⾃社に合うかトライアルで試してみたり、最⼩の期限で商品を契約して試し商品を選定します。また、他の商品の状態がわかならいまま導⼊することもあります。これを解決するために全部を検討するにしても、⾮常に時間がかかってしまうのがこの仕事の難しいところです。

また、ライセンス期間の更新業務も⾮常に複雑です。最近ではサブスクリプションと呼ばれるサービスが多くなっています。例えば、Microsoft365やGoogleではGSuiteなどは⽉額課⾦でサービスを受けるモデルです。ライセンス期間の更新業務が複雑なのは、全て同時期に購⼊していたら⼀年毎、⼀ヶ⽉毎の更新とわかりやすいのですが、実際にそううまくはいきません。

社員が⼊社する時期や異動する時期はバラバラです。もちろん、社員に合わせてライセンスもバラつきがあるので、更新期限をきちんと管理して適切なタイミングで、適切なライセンス数を更新しなければなりません。この管理がとても難しいといえます。

 

1-3.経営戦略

経営戦略の業務は、IT化の推進、ペーパーレス化の推進、働き⽅改⾰の推進、ワークフローの改善やシステム化の要件定義などです。経営戦略は経営者と仕事をすることが中⼼になります。

例えば、不動産業では昨今のコロナの影響で不動産の流⼊が少なくなってしまったという問題があるとします。いままで新規開拓は営業マン次第でした、しかし今後はチームプレーで新規開拓をしていきたいと経営者が考えていたとします。その際にITを活⽤すれば、名刺の管理、営業進捗の管理、あるいは各フェーズでどのようなアクションをした⽅がいいのかなどが⾒える化されます。

数ある名刺管理や営業⽀援ツールから、どのようなツールが向いているのか、そのツールを使ってどのように⽣産性を上げていくのか⽬標値を経営者と⼀緒に決めます。そして、具体的な予算や導⼊時期を決めてると⼤まかなスケジュールや計画が⽴てられるようになります。

このように世の中にあるツールと、⾃社の経営に沿ったものを照らし合わせながら業務をすすめるのが経営戦略になります。

⼀つのツールだけ経営戦略を満たせることもありますが、それは⾮常にまれです。多くは複数のツールを活⽤したり、はじめから⾃社専⽤に開発してしまうというケースが多いです。IT担当者は、はじめの話し合いから導⼊されるところまで関わるため、かかる時間も労⼒も⼤きく⾮常に重要な仕事です。

 

1-4.開発

開発業務は、Webサイトの開発、社内システムの開発、社内システムのメンテナンスなどが主な業務です。

Webサイトの開発を例にすると、⾃社のコーポレートサイトの⽬的はお客様に会社のことを知ってもらうこと。そして新たなお客様を流⼊に繋げる⽬的があります。
他にもランディングページという広告専⾨のページや、コラム記事などをまとめたポータルサイトもあります。⽬的によってホームページの作り⽅が違うので、IT担当者は全てを把握するのは⾮常に難しいです。そのため専⾨P業者と進めていくケースが多くなります。

他にも、基幹システムと呼ばれる社内システムの開発や運⽤があります。基幹システムの開発は⾮常に労⼒がかかります。
国内に多数いる開発業者のうち、どこが⾃社にとって⼀番いいのかを⾒定めなければいけません。そのために、各社に相⾒積もりを取らせてコンペ形式で競わせます。

最終的に選んだ業者と⼀緒に基幹システムの開発や改修をするという流れになります。ここも⾮常に労⼒とスキルが問われます。
その理由は、要件定義という仕事になるからです。いろんな⽅の話を聞きながら整理をして、それを開発業者へ伝え問題がないように進⾏していく必要があります。このような業務を全てできるIT担当者は国内でもそう多くはないと思います。

 

2. 未経験者がIT担当になるための⽅法

未経験者が、IT担当者やIT担当部⾨になるケースは、20名や30名等の少⼈数の規模の会社ではよくあります。⼀⽅で数百名規模の会社では、未経験からIT担当に抜擢されるというケースは⾮常にまれです。それぞれの会社の規模によって、役割や与えられている業務の幅なども違ってきます。

20名や30名等の少⼈数の規模の会社で、未経験からIT担当者になる⽅法について説明します。
多くの場合、ITに興味がある社員、あるいは若い社員の⽅が抜擢されるケースが多いです。
理由は、ITリテラシーが⽐較的⾼く、のみこみが早いという点で若⼿社員が抜擢されます。

しかし、未経験者がいざ担当に⼊ってみると何から始めればいいのか、⽅針を⾒つけ出すことが難しいと⾔われています。⽬の前にあるPC からクラウドのソフトの導⼊まで、やることは様々で経営者や同僚から期待されることも違います。

そういった⼩規模の企業の中で、未経験者がIT担当として活躍するための秘訣は、情報整理つまり整理整頓ができるかです。やることは多くあるし、誰もわからない情報も多くあります。
くわえて、ITの知識や技術に関しても乏しいため、かなり情報が横に広がりやすいです。

例えばPCの障害やトラブルがあった時はこの窓⼝、クラウドの問題の場合はこの窓⼝など整理することが⼤切です。また、新しい製品やサービスを導⼊する場合はOA 機器やITのヘルプデスクをやっている会社を探して、調査することも⼤切です。IT担当者 は、常にさまざまな知識を習得する必要があります。

⼩規模の会社では、業務の量にもある程度波があります。例えば、新型コロナウイルスの影響でテレワークや在宅ワークが増えた会社は、社員にPCを配布したり、テレワークのためのシステムを導⼊するための作業が増えます。そういった時期は、とても忙しくなるので業務をサポートしてくれる業者と協⼒しながらすすめていくこともあります。

⼀⽅で、業務が落ち着いてきたら⾃ら仕事を探すこともあります。そういった時期は、ITの知識を習得することにできるだけ注⼒した⽅がいいでしょう。

中⼩規模のIT担当者は、専任になることは難しいです。多くの場合、本業である業務をしながら⽚⼿間でITの業務をする兼任のIT担当者がほとんどです。そのため、なかなかI時間を確保できず、ITの知識を習得するのが難しいです。知識習得のコツは、まとめサイトやYoutubeの動画などでスキルや技術を短期間で習得する⽅法です。または、必要な時に必要な情報を素早くキャッチできるように、あらかじめブックマークしておく。そういった情報収集・整理が⼤切です。

 

⼤企業で情報システム部⾨として抜擢された場合はどうでしょうか。
未経験が情報システム部⾨へ⼊ることもまれにあります。

ここで⼤切なのは、ゼロから⽣まれた情報システム部⾨というよりは、ある程度業務がある状態から抜擢されることが多いので、業務の引き続ぎをスムーズにするというのがポイントになります。
先ほど説明した情報整理と近いのですが、業務内を箇条書きなどでピックアップしていきます。

⽇々繰り返される仕事なのか、⼀時的な仕事なのか、⾃分では対応できない仕事なのか、アウトソーシングして回す仕事なのか。重要度が⾼い仕事なのか、そうでないのかを整理しましょう。業務引継ぎについては、当社で無料の業務引継ぎチェックシートがありますので、ぜひご活⽤してみてください。⼤企業の情報システム部⾨の仕事においては業務の引継ぎが⼤切です。

 

3. 社内のIT担当者の能⼒向上とは

IT担当者、情報システム部⾨の担当の間で、最も必要な能⼒の⼀つに⽂章の作成能⼒があげられます。⽂章を通して正確に物事を伝える能⼒です。業務上、複数の⼈に上⼿く伝えて潤滑に仕事を進めることが多いからです。例えば、PCの⼊れ替えを⾏うとします。古いPCをあるタイミングで⼀度に⼊替えます。そうすると⼊替える全員に⼈に、マニュアルを渡し決められた⼿順で初期設定をしてもらう必要があります。
そこで⽂章の作成能⼒が必要になります。

読み⼿が誤解をしないように、正しい⼿順で作業をしてもらうためには、誰でも理解できるマニュアルを作る必要があります。実際にIT業務を⾏っている担当からも、⽂章作成能⼒をつけたいという声があがってきています。

⽂章作成の⼒は、コミュニケーション能⼒とも⾔えます。
実はIT担当者、情報システム部⾨担当はITのスキル以外にも、⽂章作成能⼒、コミュニケーション能⼒と⾔うのはとても重要な能⼒です。この能⼒を⾝につけるためには、独⼒ではなかなか難しいです。外部の研修を受けたり、eラーニングを活⽤し習得していくということが⼤切です。

忙しくて外部の研修のために時間を確保するのが難しい場合は、eラーニングや動画のコンテンツで習得するということをおすすめしています。最近ではZoomなどを使ったテレカンで、オンラインで研修を受けることが⼀般的になりつつあります。そういった情報を広く集めてスケジュールをして、⾃分の能⼒として⾝につけていくことが⼤切です。

 

4. IPAのスキル(ITSS)

ITのスキルを⾝につけるには、IPAという機関の体系化されたスキルセット(ITSS)を参考にすることをおすすめします。国家資格とITSSのスキルマップが⼀致するように体系化されています。IT未経験者ははじめに、ITパスポートという資格の取得を⽬指すとよいでしょう。合格率も⽐較的⾼く、勉強時間も1ヵ⽉〜3カ⽉勉強をすれば取得はできます。得られる知識は、PCのハードウェアから法律に関することまで幅広い知識を得ることができます。

ITSSは、レベル1〜レベル7までのスキルによって分かれています。レベル1はITパスポートの範囲です。レベルが上がるにつれ、より⾼度なITスキルに分類されています。ITパスポートを取得したら、次は情報セキュリティマネジメントの取得をおすすめします。これはセキュリティに関する基礎知識に関する資格です。幅広い知識と最近求められているセキュリティの知識。この2つをしっかりと抑えつつ深い知識の取得することがスキル向上の第⼀歩となります。

具体的なITSSの内容については、IPAのHPをご参照ください。

IPA情報処理推進機構

 

5. コミュニケーションスキル

IT担当者や情報システム部⾨の担当は、コミュニケーション能⼒を特に求められます。コ ミュニケーション能⼒とは、正確に物事を伝えられる能⼒です。IT担当者は、多くの⼈に情報発信をする機会が多いです。PCの⼊れ替え⼀つでも、全社に対して正しい⼿順で設定してもらう必要があります。そのためにわかりやすい⽂章の作成、電話対応の場合は、話し相⼿が理解できる⾔葉で伝えることが⼤切になります。

コミュニケーション能⼒を上げるには、外部の研修やWebのセミナー、Youtubeの動画を⾒ながら勉強しましょう。IT担当者、情報システム部⾨の担当は多くの場合は少⼈数で構成されています。そのため、⼀⼈でこもりがちな仕事も多くあります。意識をしていないとコミュニケーション能⼒は気付かないうちに下がってしまうこともあります。

できるだけ意識をして多くの社員や経営者と話をしましょう。その際、正しく伝わっているか相⼿は理解しているか、意思しながら仕事をするとコミュニケーション能⼒も⾝につきやすくなります。コミュニケーション能⼒は、当社でもしもし検定と⾔う資格をもとにトレーニングを⾏っています。電話のマナー、⼀般のビジネスマナー、コミュニケーション能⼒を向上させるために必要な学習を提供しています。よろしければ、無料の資料をDLすることができますのでご覧ください。
もしもし検定

 

6.プロジェクトマネジメント

IT担当者には、プロジェクトマネジメントのスキルも求められます。プロジェクトマネジメントとは、システム開発などを⾏う時の責任者、リーダーとしての⽴場として仕事を進めるためのスキルです。プロジェクトマネジメントは、3つのスキルで構成されています。それは、下記3つの能⼒です。

①課題を⾒つける⼒
②コーチング⼒
③決断⼒

 

6-1.課題を⾒つける⼒

プロジェクトを進めていくと様々な問題にぶつかることがあります。そして、その問題が解決されないまま、最後までプロジェクトが進んでしまうということがあります。そのまま何もなければいいのですが、最後の最後で問題が⽕種となって炎上してしまうことも珍しくありません。

そこに潜んでいる問題、潜んだまま沈み続けている問題をきちんと可視化して気付くこと。そして、その問題を関係者と共有し、解決していくことは⼤切です。そのためには、プロジェクト全体を客観視する⼒が求められます。

 

6-2.コーチング⼒

コーチング⼒とは、相⼿に⾃発的に動いてもらうためのコミュニケーションスキルです。通常プロジェクトでは多くの⼈が関わります。関わる⼈が指⽰だけで⼈が動くこともありますが、その場合プロジェクトはスケジュールが伸びる可能性があります。責任が問われない仕事も多く存在するため、プロジェクトが破綻してしまうこともありえます。そのため、指⽰ではなくて相⼿が⾃ら動いてくれるよう仕向けていく必要があります。では、どうすれば相⼿が気持ちよく動いてくれるのか。

⾮常に難しいですが、コミュニケーション能⼒を磨くことが⾮常に⼤切なポイントになります。⽇頃から多くの⼈とコミュニケーションをとることで、この能⼒の向上につながります。

 

6-3.決断⼒

プロジェクトを進めていると、どれも正解、どれも不正解と思える⾃体がでてきます。特に前例がないことをしているときには、どこを探しても事例がないため何をすればいいのか、わからなくなります。そこで、プロジェクトのマネジメントをする⽴場では、リスクはありますが何らかの決断をすることが⼤切です。逆に⾔うと決断をしないと、これ以上プロジェクトが進まなくなります。決断をして何かを捨て、そしてプロジェクトを進⾏させることは、⾮常にプレッシャーで責任が問われることです。ですが、この能⼒を磨き上げて、決断し失敗や反省を繰り返すことによって、はじめて能⼒向上につながります。1回の決断で成功をすることは⾮常にまれです。むしろ上⼿く⾏ったら偶然過ぎるという感覚でとらえて決断するといいのではないでしょうか。

 

7. ベンダーコントロール

ベンダーコントロールというのは、ITのサービスを提供する業者と仕事をしていくために必要なスキルです。ベンダーコントロールは時にとても難しいことがあります。それは、⻑期的にかかわる必要がある場合です。例えば、プログラムの開発は⻑期的なプロジェクトになります。プロジェクトが⻑期化すればするほど、すべての経緯をすべての⼈が追うことがほぼ不可能です。すると、そこでコミュニケーションのロスや誤解が発⽣しやすくなります。

業者の考えていることと会社で考えていることに、ズレが⽣じて求めているものを納めることができなかったというような失敗例もあります。

このようなことが起きないよう、ベンダーコントロールをスムーズにするための7つのステップを説明します。

ステップ1
ゴールを明確にする。⽬標となるものが何かを明確にしましょう。

ステップ2
対象範囲を決める。対象範囲とはどこまでの領域を誰が担当してやるのか。ということをわけることです。社内でやる範囲と、社外でやる(アウトソーシングをする)内容をわけましょう。

ステップ3
利害関係者を整理する。社内の決裁者、ベンダーの営業担当や開発担当。開発したものを使うユーザー(社員)、ユーザーの中の重要⼈物。プロジェクトに関係する⼈を整理して、誰がどのような利害関係をもっているのかを整理をすることは⼤切です。

ステップ4
弊害要因を把握しておく。あらかじめ起きるであろう課題や障害を事前に把握しておくことです。想定外の事態が起き、機能をさらに追加しなければいけなくなり、当初の予算で⾜りなくなることがあります。事前にこのようなリスクを洗い出しておくことがポイントです。

ステップ5
リソースを⾒積もる。リソースとは、予算と⼈的なリソースをさします。誰がどれくらいの⼯数をかけられるか、あらかじめ整理しておくことが⼤切です。

ステップ6
体制を構築する。体制を構築するにはプロジェクトを進めるにあたり、誰がどの範囲の仕事をするか細かく整理することが⼤切です。これは社内だけではなく、社外のパートナーに対しても同様に役割分担を明確にしましょう。

ステップ7
規範をつくるです。つまりグランドルールです。プロジェクトを⻑期間遂⾏していくとコミュニケーションギャップが⽣じやすくなるので、それを防ぐために定期的な打合せを開催する。などのルールを定めることもあります。打ち合わせをする場合も、あらかじめアジェンダを決めておく、など事前にルールを定めることです。この7つのステップを上⼿くしながらベンダーコントロールしていくことが⼤切です。

 

8. IT担当者が楽になる⾖知識

IT担当者は少⼈数で孤独に仕事をしてしまいがちです。しかしながら、会社の中で唯⼀と⾔ってもいいほど、全社員とかかわりを持つことができる⽴場でもあります。これを上⼿く利⽤することが、楽になる⾖知識だったりします。社内のシステムの変更などは、ITの技術だけ超えられない壁があります。

例えば、ITが苦⼿な部⻑がAIを活⽤しながら仕事をすることはなかなかハードルが⾼いで す。その部⻑が新システムの利⽤を拒否したら、会社のシステムを浸透できないし、部⻑⾃信も仕事ができなくなります。ここで⾖知識です。⾃分の味⽅を増やすことが仕事が楽になります。
特に権限を持った⼈を味⽅につけること。先ほどの話だと、部⻑が新しいシステムの導⼊を拒んでも、社⻑からのお達しであれば、さすがに受け⼊れなければいけない状況になります。IT担当者はそういった権限を持った⼈たちと、上⼿く協⼒をしながら仕事をすることによって、超えられない壁をいとも簡単に超えることができます。

IT担当になる前は内向的な性格だった⼈も、この業務を担当することで明るくリーダーシップを発揮するようになった、ということもあります。ITで超えられない壁は、協⼒者を増やすことによって超えろ︕と⾔えます。

 

9. IT担当者が苦労すること

IT担当者は新しい知識や広い知識をつけることが難しいです。特に他社の事例を参考にし、⾃社のITをどう改善していくかは⾮常に難しいです。IT担当者はどちらかというと、勉強熱

⼼な⽅が多い傾向にあります。しかし、仕事が忙しく時間が取れず、勉強したいんだけど出来ないというのはよく聞きます。時間の確保は意識しないと難しいですが、頑張って外部のトレーニングや研修を受けるようにしましょう。そして、その時はぜひ積極的に講師の⼈と情報交換することをおすすめします。限られた貴重な時間の中で⾃分が本当にしたいことをするためにはどうすればいいか、専⾨の講師からお話を聞くことは⾮常に有意義な活動になります。

 

10. IT担当者を外部に作るメリット

昨今IT担当を外部に作らざるを得ない状況はどんどん増えています。その理由は2019年を機に労働⼈⼝が徐々に縮⼩していくからです。その中でもIT担当者はこのままのペースで⾏くと2030年までに約80万⼈不⾜するという調査結果も出ています。こういった状況の中で能⼒のある有益な⼈材を確保するってことは、経営者からすると難しい課題の1つです。そういった課題を解決するために、IT担当を外部に持つことは多くのメリットがあります。

IT担当者はどうしても少員数で仕事をせざるを得ない状況になります。万が⼀、その担当者離職してしまう、あるいは部署異動になってしまった場合、これまでの情報を引き継ぐことは難しくなります。そして、ブラックボックス化してしまった業務を問題なく継続することは困難です。特に基幹システムを運⽤している会社では、システムの運⽤や改修などができなくなると業務全般にインパクトを及ぼすことになります。このような問題を防ぐために、外部にIT担当を持つということはとてもメリットのある話です。

また、IT担当を持つと他社の事例を容易に⼊⼿することができます。社内にいるIT担当者は外部から情報を得ることが難しいです。その点、外部にIT担当を持つということは幅広いナレッジやノウハウを⼊⼿すること可能です。⾃社にあったツールを適切なタイミングで適切な量、導⼊するということが⽐較的容易になります。外部にIT担当を持つということは情報収集という意味でも有意義です。

他にも、外部にIT担当を持つことで費⽤を固定化できます。昨今、情報システム部のIT担当者は引き抜き合いの状況です。他社から⾃社に引き抜きぬいたというケースも珍しくありません。そうすると、どうしても処遇をあげたり、様々なコストがかかります。お⾦という限られた資源を元に考えると、外部にIT担当をもつことで能⼒とコストを安定化することができるのは1つのメリットではないでしょうか。

 

 

11.IT担当者を外部に作るデメリット

IT担当を外部に持つデメリットは、社内にナレッジやノウハウを残し続けることが難しい点です。もちろん、協⼒的な外部パートナーであれば積極的に情報の共有や会社の運営にあった⽀援をしてくれます。しかし、会社にナレッジやノウハウが残らないという点ではデメリットです。将来的に会社が⼤きくなった時、ITの活⽤はとても⼤事な要素です。

経営者が考えることをITで具現化することができるかは、社内にナレッジとノウハウがあるかないかにもよります。ナレッジとノウハウを社内に残し続けることは、会社にとってとても重要な課題です。

 

12. アウトソーシングの課題

アウトソーシングの課題は、社内にすべてのナレッジやノウハウを貯めるという点です。そこえ重要なのが、社内に何を残し何を社外に出すのかを明確にすることが重要です。つまり、アウトソーシングする⽬的を明確にするということです。

多くの場合、社内のヘルプデスク業務のみを社外に出して、重要な仕事を社内に残したいと考えます。アウトソーシングを有効活⽤するには、ある程度誰がやっても同じ効果が出るものに絞り込むことをおすすめします。逆にコンサルや業務の改善は、⼈によってスキルやナレッジ、ノウハウ、経歴で成果に違いが⽣まれます。これらの仕事をアウトソーシングするのは課題が多く難しくなります。もしこの部分をアウトソーシングするのであれば、経営コンサルや業務改善コンサルタントを活⽤するのがよいでしょう。もし、IT担当の業務をアウトソーシングするのであれば、誰でもできそうな業務から依頼するのがポイントと⾔えるでしょう。

 

13.アウトソーシングする上で重要なアプローチ

アウトソーシングする業務は、すでに会社の中にある業務、もしくはいままでできていいなかった仕事が対象になります。そこで、まずはアウトソーシングする業務を整理することが重要なアプローチです。これは無料コンテンツの中で書式を⽤意しているで、それを活⽤しながら業務を整理して業務の優先順位や重要度などを整理してみてください。

その中でアウトソーシングしたほうがいい業務と、社内に残し続けたほうがいい業務を分けましょう。はじめて仕事を依頼するベンダーも、内容を理解しやすくなります。重要なアプローチは、まずは業務をきれいに整理して優先順位と重要度をつけるということです。

→無料コンテンツ

 

14. 成功事例

ここでは、アウトソーシングの成功事例を3つ上げたいと思います。

まず1社⽬が、社員数約200名の不動産業の会社です。こちらの会社では社内にIT担当者がいましたが、その担当者が転職をするため当社にお話をいただきました。⼀⼈ですべてのIT 業務を担当していたので、他の⼈は業務内容を把握することが難しかったようです。ここで当社は徹底的にヒアリングを繰り返しブラックボックスにならないような関わりを⽬指しました。
定期的な打ち合わせにくわえ、会社にあるサーバーやクラウドにあるシステムの⼀つ⼀つを運⽤担当者と確認しました。担当者の時間がなく、すべての確認をする前に転職となってしまいました。

しかし、限られた時間で絶対に抑えるべきポイントを⾒極め対応しました。それはパソコンやサーバーの管理者のパスワード情報、いま使⽤しているシステムやサーバーのベンダーとの窓⼝、この2つだけは必ず最初に確認します。

逆に⾔うと、この2つのポイントさえ抑えておけば、あとは運⽤しながら把握することができます。そのあと、当社がIT担当を任され運⽤を進めていくと様々な問題が出てきました。例えば、古いシステムがずっと稼働していたことで、そのシステムが⽼朽化しサーバーの中に⼊っていたデータが失われそうな状況に陥ってしまったなどです。

しかし、そういった状況でも、迅速で正確な対応を⼼がけることで業務を⽌めることなく⽇々運⽤することができています。そして、なぜいままで古いシステムが⼊っていたのか、その⽬的を経営者にもお伝えし、これからの業務に合わせた運⽤を⼀緒に考えてご提供をしております。

 

2社の事例です。
こちらも先程と同様に社内にIT担当者がいましたが、三ヶ⽉後に転職をすることが決まっていました。この会社の従業員は300名、拠点も複数あります。そして社内の基幹システム、そして社内専⽤のサーバーなども存在しています。前任の担当者はかなりの業務を、その⽅が属⼈的に⾏っていたということもわかりました。

1つ1つ運⽤を整理して少しでも多く業務を引き継げるように、密接に引継ぎを⾏いました。前任者が今後⾏いたかったシステムの話や経営者が考えている⽅針などを、当社でヒアリングしてそれを今の運⽤の⽅に落とし込んで活動しています。300名規模になると、すべてをアウトソーシングだけで回すというのは難しいです。

そのため、当社から専任の担当者を派遣して、お客様の先に常駐して、⼀担当者として仕事をすることも⾏っています。ただし、その担当者だけがITの仕事をやるのではなく、当社の社外のヘルプデスクの⽀援も得ながら運⽤を回しています。お客様の状況に合わせた環境を正確に俯瞰して、ジャッジしながら⽀援さえていただいています。

 

3社⽬の事例です。
社員数約30名の出版社です。こちらの会社は、当社の知り合いのフリーランスがIT全般の⾯倒を⾒ていました。フリーランスのため、他の仕事が⼊り込んでくると障害があってもなかなか対応することができないという課題がありました。ここでもIT業務の引き継ぎの打ち合わせを何度も繰り返して、⼤切な管理者情報、運⽤⽅法などをヒアリングして引き継ぎを⾏いました。
ライセンス管理が多く、デザインツールのライセンスや、クラウドのライセンスなど様々ありました。社員の⽅の⼊社退社などに合わせてアカウントを管理しつつ会社の移転や上場に合わせて⽀援をする、今までのフリーランスの⽀援では難しかったところを組織の⼒を通じて⽀援しています。

 

15. 情シス引き継ぎサービス

情シス引き継ぎサービスとは、IT運⽤会社がサービスを中⽌したり、IT担当者が離職や異動してしまう場合に、業務を引き継ぐサービスです。業務を引き継ぐ場合に問題になるのが、ブラックボックスで属⼈的だった業務を引き継がなければいけないことです。万が⼀情報の開⽰や運⽤の引き継ぎが⾏われない状態で、いままでの担当者が退職をすると普段使っていた運⽤や業務ができなくなるリスクがあります。

当社では最短で30⽇で業務の引き継ぎ⾏い、いままで以上のIT運⽤サービスを提供しています。アウトソーシングするメリットは、当社の成功事例を元にお客様に合った提案ができることです。

情シス引き継ぎサービスは、ヘルプデスクへいつでもお問い合わせいただけるのと同時に、お客様先に訪問し必要であればIT担当者を常駐させ、社員の⽅も必要なITの⽀援を受けることが出来るのがポイントです。お客様の状況によって、必要とされる⼈的リソースは変動します。

例えば、繁忙期は⼈を多くの⼈的リソースを提供し、逆に会社が縮⼩するようなケースや、事業を変更するなどで⼈的リソースが⼀時的に減る場合は、常駐する頻度を減らしたり、場合によってはすべてリモート、ヘルプデスクだけで解決することも出来ます。お客様の⽇常的な運⽤に合わせたIT⽀援を継続的にできるのが、情シス引き継ぎサービスのポイントです。

 

16.サービスをご検討の⽅へ

ここまで内容を確認いただきありがとうございます。もし外部にIT担当者をおいたり、情報システム部⾨のアウトソーシングを検討されている場合は、下記のフォームから当社サービスの無料の体験をメールで受けることができます
ぜひ、お気軽にお問い合わせをください。また、急ぎやより詳細な内容を聞きたい場合は、打合せも可能ですのでお気軽にお問い合わせください。

電話、メール、訪問だけではなく、チャットやズームを通したオンラインでの打ち合わせも可能でございますので、お客様の御都合に合わせてお尋ねください。


    PAGE TOP